Hargabelanja.com – Halo sobat belanja! Pada artikel ini kami akan membahas tentang bagaimana cara membuat standar operasional prosedur (SOP) dalam 5 langkah mudah.
Standard Operating Procedure (SOP) merupakan standar yang digunakan dalam melakukan proses kerja di dalam suatu perusahaan. SOP sangat penting untuk memastikan bahwa pelayanan atau tindakan operasional selalu seragam dan efisien.
Setiap perusahaan akan memiliki SOP yang berbeda untuk proses kerja dan kegiatan operasional yang berbeda. Oleh karena itu, untuk membuat SOP di perusahaan, biasanya menjadi tanggung jawab dari divisi General Affair dan dibentuk oleh tim yang terdiri dari para ahli.
Namun, jika ini adalah kali pertama perusahaan membuat SOP atau sedang dalam proses evaluasi untuk memperbaiki SOP yang sudah ada, maka perlu mempelajari langkah-langkah dan contoh SOP yang tepat.
Apa itu Standar Operasional Prosedur (SOP)?
Standard Operating Procedure, atau yang lebih dikenal dengan sebutan SOP, adalah kumpulan aturan, pedoman, atau acuan yang dibuat oleh suatu perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk memberikan panduan bagi semua sumber daya manusia dalam menjalankan tugas dan fungsi masing-masing sesuai dengan proses kerja yang ada.
SOP juga menjadi tolak ukur kinerja baik bagi pemerintah maupun perusahaan swasta, karena SOP sudah dibuat sesuai dengan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural yang sesuai dengan proses kerja dan unit kerja yang terlibat. Selain itu, SOP dibuat dengan urutan kronologis sehingga memudahkan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan dengan cara yang paling efektif dan efisien.
Apa fungsi Standar Operasional Prosedur (SOP)?
SOP (Standard Operating Procedure) memiliki dua manfaat utama dalam sebuah perusahaan. Pertama, SOP memberikan rujukan bagi kegiatan operasional yang selalu diperbaharui. Ini sangat penting karena contohnya dalam penjualan, selalu ada hal baru dari pasar seperti tren atau cara baru yang lebih efektif. Dengan adanya dokumen SOP, membuat proses evaluasi lebih mudah untuk memastikan SOP yang digunakan adalah yang terbaru.
Kedua, SOP juga berfungsi sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian dan perbaikan. SOP menjadi bukti tertulis karena biasanya di dalamnya termasuk formulir kerja seperti berita acara, bukti pengiriman, berita acara kunjungan dan lain sebagainya. Dengan adanya bukti tertulis seperti ini, jika suatu hari ditemukan kesalahan atau kekurangan akan mudah melacaknya. Proses evaluasi bisa berjalan dengan lebih mudah.
Selain itu, SOP juga sangat penting karena dapat memetakan peran dan posisi masing-masing orang dalam perusahaan, memberikan kejelasan arah mengenai proses kerja dan tanggung jawab masing-masing individu, menjadi penjelasan terkait hubungan antar proses kerja, menjaga konsistensi dalam menjalankan proses kerja dan setiap kegiatan operasional, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam melakukan proses kerja, dan memudahkan evaluasi dari setiap proses kerja yang terjadi.
Cara Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP)
Berikut ini adalah cara membuat Standar Operasional Prosedur (SOP):
- Dimulai dengan membuat susunan kerja yang merupakan pondasi utama dalam mempengaruhi kualitas SOP di kemudian hari.
- Langkah selanjutnya adalah merencanakan alur proses, membahas hal-hal yang berkaitan dengan menentukan format SOP, membuat template dan bagaimana SOP tersebut dapat diakses.
- Kemudian melakukan wawancara kepada setiap karyawan untuk mengetahui aktivitas harian dan cara kerja karyawan.
- Setelah itu, mulai menulis SOP dan melakukan diskusi dengan pihak terkait untuk mengecek apakah ada celah atau ketidaksesuaian peraturan dalam SOP yang telah ditulis.
- Setelah SOP disetujui dan disosialisasikan, dilakukan pelatihan agar SOP dapat berjalan dengan baik. Setelah pelatihan, dilakukan evaluasi dalam jangka waktu 6-12 bulan untuk mengecek apakah ada hal yang salah dalam SOP yang perlu ditambah atau dihilangkan.
Manfaat
SOP (Standard Operating Procedure) memiliki beberapa manfaat dalam sebuah perusahaan, antara lain:
- Menjadi acuan dalam melaksanakan proses kerja dan tugas masing-masing sumber daya manusia
- Menjadi indikator penilaian kinerja baik bagi instansi pemerintah maupun perusahaan swasta
- Memberikan kejelasan arah mengenai proses kerja dan tanggung jawab masing-masing individu
- Memetakan peran dan posisi masing-masing orang dalam perusahaan
- Menjaga konsistensi dalam menjalankan proses kerja dan setiap kegiatan operasional
- Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam melakukan proses kerja
- Memudahkan evaluasi dari setiap proses kerja yang terjadi
- Memiliki fungsi sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian dan perbaikan.
- SOP sangat penting dalam perusahaan karena membantu menjaga agar proses kerja berjalan dengan baik, efektif dan efisien serta mengurangi resiko kesalahan dan masalah yang mungkin terjadi dalam proses kerja.
Contoh
Berikut ini adalah contoh dari Standar Operasional Prosedur (SOP):
Sumber: glints.com
Demikianlah pembahasan dari hargabelanja.com tentang bagaimana cara membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baik dan benar disertai dengan contohnya. Semoga artikel ini dapat membantu kamu ya. Terimakasih telah berkunjung.
