Apakah Anda lelah memeriksa berton-ton kertas untuk menemukan dokumen bisnis yang diperlukan? Jangan khawatir. Anda tidak sendiri. Sayangnya, hal ini terjadi pada hampir setiap pemilik bisnis dan staf administrasi di kantor. Sebagian besar waktu, ketika mereka perlu mengambil dokumen dalam keadaan darurat, dokumen tersebut bersembunyi di suatu tempat untuk membuat orang yang mencarinya frustrasi.
Pertanyaannya adalah mengapa ini terjadi. Alasannya adalah sebagian besar perusahaan memproduksi banyak dokumen atau dokumen softcopy secara teratur. Dokumen-dokumen ini termasuk kuitansi, faktur, kontrak, catatan karyawan, dll. Dan ketika semuanya disimpan di satu tempat, menemukannya menjadi lebih sulit.
Menjaga agar dokumen bisnis Anda tetap teratur sangat penting untuk memperlancar pekerjaan Anda. Jika Anda ingin mengelola semua dokumen Anda dengan cara yang hebat dan menemukannya kapan pun Anda membutuhkannya, artikel ini cocok untuk Anda.
Ini memiliki beberapa tip untuk membantu Anda dengan mudah mengatur dan mengelola dokumen bisnis Anda. Selain itu, tips ini juga dapat membantu Anda melindungi dokumen Anda dari berbagai kerugian.
Jadi, mari pelajari apa yang harus dilakukan untuk mengelola dokumen bisnis!
Berikan Nama yang Berkesan pada Setiap File
Apakah Anda tahu apa cara terbaik untuk mengelola file Anda? Beri mereka nama yang mudah diingat dan elaboratif. Begitulah cara Anda dapat dengan mudah mengelola banyak file. Sayangnya, sebagian besar waktu, orang hanya menyimpan file mereka di folder yang berbeda tanpa memberi mereka nama yang tepat atau menamai folder tersebut. Mereka hanya menyimpan file secara acak di folder yang menurut mereka terbaik saat itu.
Dan setelah beberapa hari, mereka melupakannya. Itu masalah terbesar dalam manajemen file.
Saat Anda memberi nama setiap file secara strategis, Anda tidak akan melupakannya untuk waktu yang lama. Ketika seseorang berbicara tentang file itu, Anda mengingat namanya dan dengan cepat mencapai tempat penyimpanannya. Jadi, tidak peduli apakah file Anda dalam format lunak atau keras, jangan lupa untuk menamainya.
Kompres Dokumen Bisnis Anda
Menyimpan banyak dokumen bisnis menjadi sulit ketika semua file berukuran besar. Sayangnya, banyak bisnis menghadapi masalah ini saat menangani banyak file.
Terkadang mereka harus mendapatkan peralatan tambahan untuk penyimpanan atau membeli ruang di platform penyimpanan online. Namun, kedua hal tersebut dapat dihindari dengan mengompresi file.
Misalnya, jika Anda berurusan dengan file PDF, banyak kompresor PDF online dapat perkecil PDF ukuran tanpa mempengaruhi kualitas. Gunakan salah satu alat tersebut, dan Anda dapat menghemat banyak ruang dan menyimpan banyak file tambahan tanpa membeli peralatan atau layanan tambahan.
Kompresor PDF juga dapat membuat file Anda dapat dibagikan melalui email dan platform berbagi file lainnya. Jadi, metode kompresi tidak hanya membantu dalam penyimpanan dokumen tetapi juga membuatnya dapat dibagikan.
Oleh karena itu, banyak pemilik bisnis pertama-tama mengoptimalkan file mereka dan kemudian menyimpannya di perangkat mereka. Gunakan trik ini, dan Anda akan terkesan dengan manfaatnya.
Simpan Satu Jenis File dalam Satu Folder
Masalah besar lainnya dengan kebanyakan orang adalah mereka menyimpan berbagai jenis file dalam satu folder besar yang berisi banyak file. Dan ketika mereka mencoba menemukan file kecil di folder itu, mereka harus menyelami lautan dokumen. Akhirnya, mereka membutuhkan waktu untuk menemukan file yang mereka butuhkan. Situasi ini dapat dihindari dengan menyimpan satu jenis file dalam satu folder.
Saat Anda memiliki folder yang berbeda untuk setiap jenis dokumen, Anda bisa dengan cepat mengelola semua dokumen Anda. Misalnya, jika Anda memiliki beberapa faktur dan kontrak, Anda dapat membuat folder berbeda untuk kedua jenis dokumen tersebut.
Simpan faktur dalam satu folder dan kontrak di folder lain. Selain itu, Anda juga dapat membuat sub-folder untuk berbagai jenis file. Misalnya, Anda dapat membuat sub-folder untuk setiap jenis kontrak. Begitulah cara Anda mengatur berbagai jenis dokumen dengan sempurna.
Ambil Cadangan Semua File Penting
A cadangan file penting Anda diperlukan jika Anda ingin melindungi mereka dari ancaman. Cadangan memungkinkan Anda untuk memulihkan semua data Anda jika terjadi kehilangan. Jika Anda sering berurusan dengan kertas, selalu simpan fotokopi file penting Anda sebagai cadangan atau pindai dan simpan di desktop Anda.
Begitulah, meskipun Anda kehilangan dokumen asli, Anda akan memiliki salinan yang dapat digunakan di mana pun Anda mau.
Di sisi lain, jika Anda lebih suka menyimpan dokumen Anda dalam bentuk soft copy, Anda harus menyimpan cadangan file Anda. Untuk itu, Anda dapat menggunakan program perangkat lunak atau menyimpan file Anda di platform penyimpanan data. Ini dapat membantu Anda mengambil semua file jika Anda kehilangannya secara tidak sengaja atau terjadi sesuatu pada perangkat Anda.
.jpg.webp)
