Menjadi customer service merupakan sebuah pekerjaan yang bertugas untuk melayani pelanggan. Baik memberikan informasi maupun memberikan arahan kepada konsumen. Sehingga, seorang yang menempati posisi ini perlu mengetahui dengan betul seluruh informasi dalam perusahaan tersebut. Sehingga ketika ada pelanggan yang bertanya, tidak akan bingung lagi.
Cara Menjadi Customer Service Online Profesional
Menjadi customer service professional diperlukan skill yang memadai pula. Pasalnya, bukan hanya ramah saja. Diperlukan pengetahuan maupun kemampuan yang memadai. Lalu bagaimana caranya untuk menjadi customer service online? Yuk simak informasi berikut ini!
1. Cepat Tanggap Terhadap Telepon Maupun Pesan
Beberapa orang yang bekerja sebagai customer service tidak terlalu cepat tanggap terhadap telpon maupun chat masuk. Akhirnya, membuat para pelanggan menilai buruk service dari perusahaan tersebut. Maka, usahakan untuk cepat tanggap. Pasalnya, kamu melayani mereka bukan atas namamu. Akan tetapi, atas nama perusahaan.
Sehingga, baik buruknya, perusahaanlah yang akan dinilai oleh para konsumen. Kamu dapat membalas pesan dari chat terbawah. Pasalnya, chat tersebutlah yang lebih dahulu masuk. Adapun jika ada telepon masuk. Maka, cobalah untuk segera mengangkatnya. Jangan mendiamkan nya dengan sengaja. Meskipun itu hanya untuk hitungan detik.
2. Menjadi Customer Service Yang Menggunakan Bahasa Sopan
Cobalah melayani customer dengan bahasa yang sopan. Usahakan, bedakan antara kamu berdialog atau berbicara dengan teman dan konsumen. Sehingga, konsumen pun akan merasa dihargai oleh dirimu maupun perusahaan. Hindari menggunakan istilah yang sekiranya itu tidak dipahami oleh konsumen.
Adapun jika ingin menyampaikan sesuatu yang sekiranya menyinggung konsumen. Awali dengan kata maaf. Misalnya, ketika konsumen mencari informasi mengenai rumah tipe B. namun, ternyata rumah tipe B tersebut sudah tidak tersedia.
Kamu dapat mengatakan, “Mohon maaf bapak/ibu, untuk unit rumah B sudah tidak tersedia. Namun, ada rumah yang hampir setipe dengan rumah tersebut. Untuk gambarnya saya lampirkan di bawah ya, bapak.” Bisa juga menggunakan kalimat lain yang memang sesuai dengan kondisi tersebut.
3. Memiliki Pengetahuan Terhadap Produk Dari Perusahaan
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, bahwa pengetahuan mengenai produk itu sangat penting. Hal ini karena para pelanggan akan menanyakan informasi tersebut kepadamu. Selain itu, hal ini merupakan salah satu kesempatan untuk menarik perhatian konsumen. Sehingga mau membeli produk tersebut.
Namun, hal tidak akan terjadi apabila kamu tidak mengetahui informasi produk. baik secara umum maupun khusus. Maka, selain mempelajari perusahaan. Kamu pun perlu mempelajari dan memahami produk dari perusahaan.
Misalnya, kamu bekerja sebagai customers service di sebuah brand fashion muslim. Maka, minimal kamu mengetahui bahan yang digunakannya itu apa. Tidak lupa dengan karakteristik dari bahan tersebut.
4. Menjadi Pendengar Yang Baik
Tentu ketika kamu menjabat posisi ini, para konsumen akan sering menghubungimu. Baik menceritakan mengenai masalahnya, komplain terhadap produk, maupun yang lainnya. Sehingga kamu pun harus memiliki mental yang kuat dan menjadi pendengar yang baik.
Pasalnya, jika tidak seperti itu, maka akan menjadi boomerang nantinya untuk kamu. Maka, usahakan cobalah dengarkan dengan baik terlebih dahulu. Sebenarnya apa yang mereka butuhkan ata bingungkan.
5. Menjadi Customer Service Yang Memberikan Bantuan Sesuai Kadarnya
Biasanya, setelah mendengarkan kamu akan paham, bukan? Mengenai solusi yang akan kamu berikan. Selain itu, sedikit banyaknya kamu akan memahami bagaimana karakter dari konsumen tersebut. Sehingga, kamu dapat menyesuaikan cara penyampaiannya. Selain itu, bantulah sesuai dengan apa yang dia minta.
Menjadi customer service online memang tidak mudah. Butuh kemampuan hardskill maupun softskill untuk menjalankannya. Untuk itu, cobalah terapkan cara-cara di atas. Sehingga kamu dapat menjadi CS professional.
